Animation et facilitation de démarches participatives
Les démarches participatives constituent désormais une dimension incontournable de l’action publique territoriale. De plus en plus d’acteurs (agents publics, acteurs associatifs,
élus...) issus d’univers professionnels variés (vie des quartiers, aménagement urbain, développement durable, transports...) ont désormais la responsabilité de conduire et d’animer ces
démarches.
La scop Oxalis que j'ai
choisi de rejoindre, rassemble des entrepreneurs-salariés motivés par l'avenir, le partage et la construction coopérative de projets vivifiants. La gestion des ses quelques 200 membres,
respire au rythme des outils participatifs et facilite la transmission de son savoir-faire à ses entrepreneurs-salariés. L'expérimentation quotidienne des outils participatifs permet d'en mesurer
ses effets extraordinairement porteurs d'énergie et de bienveillance.
Par conviction, j'ai approfondi ces outils qui viennent parfaitement s'harmoniser à ceux de la communication empathique.
Nous accompagnons et facilitons toute forme de démarche participative, de soutien à l’émergence de l'intelligence collective au service de l'humain.
Toute rencontre ou réunion, faisant intervenir un grand nombre de participants dont l'ambition est de trouver un accord, semble être un défit. Arriver à conclure un accord satisfaisant chacune des parties, co-construire un projet collectif répondant à chaque attente est pourtant la mission que se donnent les animateurs/facilitateurs de projets participatifs.
Plus les sujets sont sérieux et engageants (projet de territoire, choix d'un plan de circulation ou d'un aménagement collectif, projet associatif ou d'établissement scolaire, participation à la vie d'un quartier ou d'une commune...), plus on pense que les experts peuvent nous porter secours. Pourtant, dans la réalité, il est souvent constaté que les usagers du service auraient souhaité que les choses soient différentes.
Comment permettre aux experts techniques de coller au mieux aux attentes des "usagers"?
L'accompagnement de démarches participatives permet de reconnaître et mettre en lumière l'expertise d'usage. C'est à dire permettre aux utilisateurs de services de contribuer activement à la construction du projet,
Principes de la démarche participative :
- l'usager est le meilleur sachant qui soit pour un projet qui le concerne et qui va impacter sa vie au quotidien.
- L'émulation des idées de plusieurs personnes construit les projets les plus justes .
- Chacun s'approprie mieux quelque chose à laquelle il a contribué.
Les missions de l'animateur:
Le facilitateur aide un groupe à comprendre ses objectifs communs et l'accompagne pour s'organiser et atteindre ces objectifs. Il emploie le plus souvent des outils et méthodes d'intelligence
collective pour faciliter les réunions.
Certaines de ces responsabilités sont peu habituelles et demandent une capacité de distanciation par rapport à l’action, d'où l'importance de faire appel à un facilitateur expérimenté et
extérieur au projet directe. Ces compétences permettent un gain de temps et développent la confiance entre les partenaires, ciment de l’efficacité collaborative.
Nos règles éthiques :
- non interventionnisme
- garant de la durée
- utilisation des règles de la CN-V
- Toute reformulation doit être validée par les participants
- restitution fidèle
- équité des temps de paroles (grâce notamment aux outils
utilisés)
Quelques outils de base
- l'accord de groupe sur les règles communicationnelles
- Éventuellement le langage des signes
- Le tour de parole
- La tempête d’idées (ou brainstorming)
- Le travail en sous-groupes
- l'Écoute par paires
- Jeux de rôles et mises en situation
Jouer et motiver
Jouer et travailler, deux mots qui nous semblent a priori antinomiques et pourtant… Structurer ses séances de travail collectif comme des jeux permet de renforcer la mobilisation
des participants et d’aboutir rapidement à des résultats très efficaces.
Ce type de méthode participative de travail renforce l’engagement des participants dans un projet qui les concerne collectivement et permet de s'adapter à des
environnements complexes et mouvants. Favoriser l'entraide et éviter toute compétition fait parti du projet.
La palette des jeux (outils) est très large et englobe à la fois des jeux de stimulation et
de régulation de la prise de parole. D'autres outils permettent de favoriser le travail en groupe et une restitution validée par les participants.
Missions du facilitateur
Le facilitateur crée les conditions nécessaires pour que :
- l'envie de participer des acteurs soit libérée
- l'équilibre participatif au sein du groupe soit assuré,
- le respect de chacun soit assuré
- le sujet soit clairement énoncé
Quelles sont les différences entre un animateur de réunion et un facilitateur ?
Idéalement aucune, le facilitateur est un animateur de réunion et le garant que celle-ci soit pleinement satisfaisante pour chacun des participants.
Responsabilité du facilitateur (aperçu non exhaustif).
En amont de la réunion :
- Clarifier la finalité et l’objectif de la réunion.
- S’assurer que l’objectif à atteindre a du sens pour les participants visés et est motivant.
- Collecter toute l’information nécessaire pour bien comprendre le contexte et la motivation de cette rencontre.
- Déceler les freins possibles à l’atteinte de l’objectif.
- S’assurer que les bons participants sont invités : ils sont tous nécessaires pour atteindre l’objectif
- Construire les étapes de la rencontre et les outils de facilitation pour les franchir avec succès.
- Communiquer l’agenda de la rencontre aux participants
Pendant la réunion
- Rappeler l’agenda et l’objectif de la rencontre
- Construire et faire respecter un climat favorable à la bonne tenue de la rencontre.
- Stimuler le groupe : questionner et reformuler souvent
- Utiliser des outils de facilitation qui permettent à la créativité de chacun de s’exprimer
- Écouter ce qui est dit et percevoir ce qui ne l'est pas
- Faire des synthèses régulières
- Créer les conditions pour que chacun s’implique dans le processus et que personne ne reste en retrait
- Prendre en note (ou faire prendre en note) les points marquants de l’échange
- S’assurer de l’adhésion de tous aux décisions prises
- Rester neutre sur le contenu
- Valider collectivement le résultat obtenu
- Valider les étapes du suivi
En aval de la réunion (selon l'accord avec le demandeur)
- Assurer le suivi du calendrier
- Assurer le bon déroulement des étapes
- Favoriser l'autonomie du groupe
domaines d'interventions
Les domaines de l'utilisation des démarches participatives concernent par exemple :
- Assistance à Maîtrise d'Usage au service de l'habitat collectif ...L’AMU
- les projets et choix associatifs
- les entreprises
- Assemblées Générales (entreprises ou associations)
- Diagnostics RPS collectivités territoriales et communales.
- Diagnostic RPS entreprises
Exemple de suivi
L’Assistance à Maîtrise d’Usage est un
accompagnement des professionnels du bâtiment et des usagers dans l’objectif de l’obtention d’une efficience durable du bâti : la performance énergétique alliée au bien-être. Cette médiation
socio-technique innovante prend en compte les enjeux du changement dans le contexte de l’usage de bâtiments performants.
Auprès des occupants, l’AMU se traduit par la mise en place des dynamiques collectives et participatives : co-construction de guide de l’habitant, inauguration festive, animation de groupes de
travail sur l’usage ; mise en place concertée d’indicateurs de suivi, challenge collectif sur l’énergie, visite technique du bâtiment, etc.
Cela étant dit, la partie essentielle de l’AMU se situe dès la conception, car il s’agit d’accompagner la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre à la prise en compte des enjeux de l’usage.